Stephanie Weinand, ist Geschäftsführerin der Firma Recall InfoLink GmbH. Frau Weinand ist Mitglied der DLG, des dti Deutsches Tiefkühlinstitut und von IAFP International Association for Food Protection und sitzt im Vorstand von ENFIT e.V. Internationaler Verband Supply Chain Safety. Frau Weinand hält Vorträge bei branchentypischen Veranstaltungen, ist Autorin von Fachartikeln und Co-Autorin des Buches „Rückverfolgbarkeit – Anforderungen aus Gesetzen und Standards manuell bis digital umsetzen. Des Weiteren veröffentlicht sie monatlich ein Interview auf LinkedIn, in dem sie sich mit internationalen Experten der Industrie zu dem Thema Lebensmittelsicherheit unterhält. Stephanie Weinand ist außerdem eine der Food Safety Senior Experten bei CPM Unternehmensberatung Lebensmittelsicherheit.

Frau Weinand, vielen Dank, dass Sie sich Zeit für dieses Interview nehmen. Produktkrisen können für Unternehmen verheerend sein. Welche Schritte empfehlen Sie, um sich proaktiv auf mögliche Produktrückrufe vorzubereiten?

Sehr gerne! Ein pro aktiver Ansatz für das Rückruf Management umfasst nicht nur die Erstellung eines Plans zur Verhinderung eines Rückrufs, sondern auch dessen Umsetzung. Durch Übung in Form einer Rückruf Simulation bereitet man sein Team und die Handelspartner darauf vor, im Fall der Fälle schnell und effektiv zu reagieren.

Zur Vorbereitung sollte ein Szenario entwickelt werden, das tatsächlich in der eigenen Lieferkette auftreten könnte. Dies wird während der Simulation helfen, wertvolle Erfahrungen für die Durchführung eines Rückrufs zu sammeln, wenn dieser erforderlich ist.

Hier sind einige Best Practices für einen pro aktiven Ansatz bei Rückrufen:

• Bildung eines Team von Mitgliedern aus allen relevanten Geschäftsbereichen für eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit.
• Erstellung von Richtlinien für eine rationale Entscheidungsfindung, um überstürztes Handeln zu verhindern.
• Ausstattung des Teams mit den notwendigen Tools und Kommunikationsressourcen, einschließlich Technologielösungen.
• Sammeln wichtige Daten über den gesamten Produkt Lebenszyklus basierend auf dem gewählten Szenario.
• Verwendung aller verfügbaren Informationen, um den Umfang, das Ausmaß und die Dringlichkeit des Problems zu definieren.
• Priorisierung der öffentlichen Sicherheit und des Rufs der Marke bei gleichzeitiger Erfüllung regulatorische Verpflichtungen.
• Erstellung von Kommunikationsmaterialien für verschiedene Interessengruppen.
• Zusammenfassung von Rückruf Informationen, dass sie leicht zugänglich und verständlich sind.
• Simulation von Medienberichterstattung und Feedback, um die Kommunikation zu verfeinern.
• Dokumentation von Maßnahmen und Ergebnisse für eine kontinuierliche Verbesserung.
• Nachbesprechung nach Abschluss der Simulation, um Erfolge und Lücken zu identifizieren.
• Entwicklung von Plänen, um Lücken vor der nächsten Rückruf Simulation zu schließen.

Rückrufe können sowohl finanzielle als auch Reputationsschäden verursachen. Welche Bedeutung messen Sie der Kommunikation und Transparenz während eines Rückrufprozesses bei, und wie können Unternehmen diese effektiv umsetzen?

Bei Produktrückrufen ist effektive Kommunikation nicht nur eine Frage der Unternehmensverantwortung; sie ist in gewisser Weise eine Kunstform. Das Verfassen transparenter, aktueller und informativer Botschaften erfordert ein ausgewogenes Verhältnis von Strategie und Empathie. Eine klare, ehrliche Kommunikation trägt dazu bei, das Vertrauen der Verbraucher aufrechtzuerhalten und kann die Verbreitung von Fehlinformationen verhindern. Diese Strategien können Unternehmen für eine effektive Kommunikation nutzen:

• Passen Sie Nachrichten für unterschiedliche Zielgruppen wie Verbraucher, Einzelhändler und Aufsichtsbehörden an. Verwenden Sie eine klare, prägnante Sprache für Verbraucher und detaillierte Informationen für Stakeholder.
• Eine zeitnahe Kommunikation ist entscheidend, um die Verbraucher zu informieren und ein schnelles Handeln zu ermöglichen. Vermeiden Sie Verzögerungen, um Verwirrung und Frustration zu vermeiden.
• Seien Sie ehrlich und kommunizieren Sie klar über den Rückruf Grund, die Risiken und die ergriffenen Maßnahmen. Offenheit schafft Vertrauen und Glaubwürdigkeit.
• Zeigen Sie Sorgfalt und Fürsorge für die Verbraucher. Erkennen Sie die Unannehmlichkeiten an und bieten Sie Unterstützung an, um Vertrauen und Wohlwollen aufzubauen.
• Pflegen Sie eine offene Kommunikation mit den Regulierungsbehörden. Berichten Sie über Aktualisierungen und arbeiten Sie umfassend zusammen, um den Rückruf Prozess zu rationalisieren und Glaubwürdigkeit aufzubauen.

In Krisensituationen ist Zeit oft ein entscheidender Faktor. Welche Strategien oder Technologien empfehlen Sie, um Rückrufe effizient zu managen und die Reaktionszeiten zu verkürzen?

Die Automatisierung des Prozesses und die Standardisierung der gemeinsam genutzten Daten werden sich erheblich auf die Effizienz und Geschwindigkeit der Durchführung eines Rückrufs auswirken. Rückruf Management-Tools sind für Unternehmen, die Verbrauchersicherheit gewährleisten möchten, von entscheidender Bedeutung. Mit diesen Tools können Unternehmen den Rückruf Prozess über eine zentrale Plattform einleiten und verfolgen. Die Plattform hilft bei der Verbreitung von Rückruf Benachrichtigungen an Stakeholder, darunter Einzelhändler, Händler und Verbraucher, über verschiedene Kommunikationskanäle wie E-Mail, SMS oder automatisierte Telefonanrufe. Darüber hinaus hilft es bei der Verwaltung von Antworten, der Verfolgung des Rückruf Fortschritts und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Compliance und rechtliche Aspekte spielen bei Produktrückrufen eine zentrale Rolle. Welche Maßnahmen sollten Unternehmen ergreifen, um sicherzustellen, dass sie alle relevanten Vorschriften und Richtlinien einhalten?

Die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist eine Herausforderung, unabhängig davon, wo Sie sich entlang der Lieferkette befinden oder wo auf der Welt Sie sich gerade befinden. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bietet nicht nur die Möglichkeit, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sondern auch eine starke Stellung in der Lieferkette aufrechtzuerhalten. Finden Sie mithilfe dieser Best Practices Möglichkeiten, den Herausforderungen mit effektiven Lösungen zu begegnen:

• Kennen Sie die regulatorischen Anforderungen, die Ihr Unternehmen erfüllen muss. Jede Gerichtsbarkeit hat einzigartige regulatorische Anforderungen. Die Standardisierung und Digitalisierung von Daten trägt zur Compliance in den unterschiedlichen Regionen bei.
• Dokumentieren Sie alles, einschließlich Kommunikationsversuchen, Antworten, Aktualisierungen usw. Nutzen Sie Technologie zum Ausfüllen von Formularen, automatisierten Berichten und Datenintegrität. Digitale Tools ermöglichen einen schnelleren Informationsaustausch und vereinfachen Compliance.
• Stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Informationen rechtzeitig an die Aufsichtsbehörden übermittelt werden. Stellen Sie sicher, dass vollständige und genaue Informationen bereitgestellt werden, indem Sie digitale Formulare und ggf. automatische Übermittlungen verwenden, um Einfachheit und Effizienz zu gewährleisten.

Eine umfassende Rückrufstrategie erfordert oft eine enge Zusammenarbeit mit Lieferanten und Vertriebspartnern. Wie können Unternehmen diese Partnerschaften stärken, um Rückrufe nahtlos zu koordinieren und Risiken zu minimieren?

Die Stärkung der Zusammenarbeit zwischen Lieferanten und Händlern erfordert regelmäßige Kommunikation. Unternehmen sollten klare Vereinbarungen treffen, in denen die Verantwortlichkeiten jeder Partei in einer Rückruf Situation dargelegt werden. Auch die Durchführung gemeinsamer Schulungen und Simulationen kann dazu beitragen, dass alle im Falle eines Rückrufs schnell und effektiv reagieren können.

Nach einem Produktrückruf ist es wichtig, das Vertrauen der Verbraucher zurückzugewinnen. Welche Schritte empfehlen Sie, um das Image und die Glaubwürdigkeit einer Marke nach einer Krise wiederherzustellen?

In erster Linie ist die Vorbereitung auf einen gut durchgeführten Rückruf der beste Weg, das Image einer Marke aufrechtzuerhalten. Bewerten Sie im Verlauf des Rückrufs, was funktioniert und was nicht, und nehmen Sie Anpassungen vor, damit während des Rückrufs deutlich wird, dass Sie sich um die Bedürfnisse der Kunden kümmern. Um das Image und die Glaubwürdigkeit einer Marke nach einem Rückruf wiederherzustellen, sollten Unternehmen Verantwortung übernehmen und ihr Engagement für die Lösung des Problems und die Verhinderung künftiger Vorkommnisse zum Ausdruck bringen. Seien Sie transparent darüber, was schief gelaufen ist und was getan wurde, um das Problem zu beheben, damit es nicht noch einmal passiert. Der Nachweis von Verbesserungen in der Qualitätskontrolle und im Kundenservice kann das Engagement des Unternehmens für Produktsicherheit und Kundenzufriedenheit stärken. Und schließlich seien Sie großzügig bei der Entschädigung.