Wir sprechen mit Ulrich Jänicke, CEO bei aconso AG, über geänderte Arbeitsweisen in HR-Abteilungen und darüber, welchen Einfluss die Automatisierung und Digitalisierung auf den Job hat.
Herr Jänicke, wie hat die Pandemie Ihrer Meinung nach die Arbeitsweise von HR-Abteilungen verändert, und welche Rolle spielen dabei Automatisierung und Digitalisierung?
Die Pandemie hat die Arbeitsweise von HR-Abteilungen nachhaltig verändert. Vor allem die Home-Office-Regelungen haben einen enormen Schub in Richtung Digitalisierung ausgelöst. Unternehmen standen vor der dringenden Herausforderung, ihre Prozesse schnell so umzugestalten, dass sie auch virtuell reibungslos funktionieren. Ein gutes Beispiel dafür ist die digitale Signatur, die immer mehr an Bedeutung gewonnen hat. Dokumentenbezogene HR-Prozesse, die früher manuell durchgeführt wurden, mussten zwangsläufig digitalisiert werden. Heute laufen ganze Prozessketten dank dieser Veränderungen effizienter ab als vor der Pandemie. Das hat uns auch dazu gebracht, alte Zöpfe der manuellen Dokumentenführung abzuschneiden und uns von überholten, zeitintensiven Methoden endgültig zu verabschieden.
Welche konkreten Vorteile sehen Sie in der automatisierten Dokumentenerstellung für große Unternehmen, die mit einer Vielzahl von Mitarbeitenden arbeiten müssen?
Der Geschwindigkeitsgewinn ist einer der größten Vorteile – und das betrifft alle Beteiligten. Führungskräfte können durch automatisierte Prozesse beispielswiese Verträge schneller abschließen, was besonders in der Talentakquise entscheidend ist. Wer schneller handelt, kann Talente schneller gewinnen und damit auch finanzielle Lücken im Unternehmen zügiger schließen. Auch für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter bedeutet die Automatisierung, dass sie schneller auf Informationen zugreifen können und die Fehlerquote deutlich sinkt. Ich erinnere mich an ein konkretes Beispiel aus der Talentakquise: Hier sind die Prozesse von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich – von rein manuellen Abläufen bis hin zur vollständigen Automatisierung. Wer hier durch eine schlanke, automatisierte Verwaltung Zeit spart, kann Talente gewinnen, bevor sie der Wettbewerb für sich beansprucht.
Wie hilft die Automatisierung von Dokumentenprozessen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, insbesondere der DSGVO, sicherzustellen?
Automatisierte Prozesse bieten klare Strukturen, was besonders bei sensiblen Daten und der Einhaltung der DSGVO entscheidend ist. Es geht dabei immer um die Frage: „Wer darf was mit wem?“ Die Person, die auf das System zugreift, darf nur bestimmte Aktionen ausführen und Informationen mit festgelegten Teams oder Personen teilen. Ein häufiger Fehler, der durch Automatisierung vermieden wird, ist das Versenden von E-Mails an falsche Personen – gerade bei gleichen oder ähnlichen Namen kann das schnell passieren. Automatisierung sorgt hier für mehr Sicherheit, indem sie Zugriffsrechte klar regelt.
Sie erwähnen die Reduktion von Fehlern durch Automatisierung. Können Sie uns Beispiele nennen, wie aconso diese Fehlerquellen minimiert und welche Folgen Fehler in HR-Dokumenten haben könnten?
Fehlerquellen, wie sie etwa durch Copy-and-Paste oder manuelle Eingaben entstehen, werden durch Automatisierung erheblich reduziert. Gerade bei vertraulichen Dokumenten ist es enorm wichtig, dass nur berechtigte Personen Zugriff darauf haben. Wenn Daten in falsche Hände geraten kann das nicht nur rechtliche Folgen haben, sondern auch das Vertrauen in das Unternehmen beschädigen. Die Technologie von aconso stellt sicher, dass solche Fehler minimiert werden, indem nur autorisierte Personen an Dokumenten arbeiten und sensible Informationen entsprechend geschützt werden.
Remote Work und flexible Arbeitsmodelle sind zunehmend im Trend. Wie unterstützt die Technologie von aconso HR-Abteilungen bei der Mobilität und Flexibilität von Dokumentenprozessen?
Ohne Technologie wäre Mobilität in diesem Ausmaß gar nicht möglich. Dokumentenprozesse, die auf Papier basieren, lassen sich in einer flexiblen, modernen Arbeitswelt kaum noch umsetzen. Gerade im Remote-Work-Kontext ist es entscheidend, dass Prozesse digital und schnell ablaufen. Geschwindigkeit ist hier ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Nur so können Unternehmen flexibel und effizient auf neue Anforderungen reagieren.
Welche Entwicklungen oder Innovationen im Bereich der HR-Automatisierung sehen Sie in den nächsten Jahren als besonders entscheidend an, und wie wird aconso darauf reagieren?
Künstliche Intelligenz wird in den kommenden Jahren einen erheblichen Einfluss auf HR-Prozesse haben. Sie wird dazu beitragen, die Geschwindigkeit in vielen Bereichen zu erhöhen und gleichzeitig die menschliche Interaktion voranzutreiben. Ein großer Teil der rein administrativen Aufgaben wird durch KI übernommen werden, was den HR-Abteilungen mehr Freiraum gibt, sich auf den Menschen zu konzentrieren. Insbesondere im Hinblick auf den Fachkräftemangel wird KI eine entscheidende Rolle spielen, um Unternehmen zu helfen, diese Herausforderung zu meistern und den Mangel an qualifiziertem Personal auszugleichen.
Vielen Dank, für das Interview.
