Auch in der Personalabteilung findet die Digitalisierung Einzug. Welche Aufgaben decken moderne Personalsoftwaresysteme ab?
Matthias Trenkle: Es gibt auf Ihre Frage eine kurze und eine längere Antwort. Die kurze lautet: Digitale HR-Systeme bieten mittlerweile Funktionen für alle Bereiche der Personalverwaltung. Die längere lautet: Bei der HR-Software gilt es, sehr genau auf die Details zu achten. Denn eine Personalsoftware kann im Prinzip alles, wenn Sie wissen, was Sie wollen. Es kommt also auf die vielen kleinen Unterschiede zwischen den verschiedenen Softwarelösungen an. Wenn Sie heute nach einer HR-Software im Internet suchen, ist das Angebot riesig und sehr unübersichtlich. Inwiefern sich die Tools in ihren Funktionen unterscheiden, ist schon kaum zu überschauen, beim Preis-Leistungs-Vergleich wird es dann vollends schwierig. Wie und wo finden Sie Hilfe, wenn sie bspw. ein mittelständisches Unternehmen sind, bei dem das Problem Personalverwaltung drängt und Sie weder die Zeit noch die Muße haben, alle Fehler der Vergangenheit bei der Einführung einer Firmensoftware zu wiederholen? Die Empfehlung ist: Definieren Sie Ihre Anforderungen möglichst klar und genau. Und denken Sie darüber nach, welche Schnittstellen Sie benötigen und welche Ihnen wirklich weiterhelfen. HRworks deckt vier große Bereiche im Personalsektor vollständig ab ‒ diese sind: Personalverwaltung, Zeiterfassung, Reisekostenmanagement und digitale Lohnabrechnung inklusive DATEV-Schnittstellen. Zudem führen wir aktuell eine E-Signatur ein. Also nochmal: Eine Personalsoftware kann im Prinzip alles, wenn Sie wissen, was Sie wollen und brauchen.
Aus vielerlei Gründen sind viele Betriebe gegen eine Software aus der Cloud. Können Sie uns den Unterschied von On-Premise- und Cloud-Systemen erklären?
Matthias Trenkle: Ja, das ist im Grunde sehr einfach. In der On-Premise-Variante erwerben oder mieten Sie die gesamte Software. Diese wird dann lokal auf Ihrer Hardware installiert. Bei der Cloud-Lösung (bzw. auch Off-Premises) nutzen Sie die gesamte Software über das Internet, der gebräuchliche Name dafür ist auch Software as a Service (SaaS). Ihre Einschätzung, dass viele Betriebe gegen die Cloud sind, können wir so nicht bestätigen. Die entscheidende Frage ist unseres Erachtens der digitale Reifegrad des jeweiligen Unternehmens. Und da haben wir leider gerade im Bereich der KMUs in Deutschland deutliche Defizite. Der Zusammenhang ist nach unseren Erkenntnissen eher so, dass digital rückständige Betriebe in Sachen Cloud-Anbindung anfangs etwas skeptischer und zurückhaltender sind. Wir sehen aber zugleich, dass alle unsere 2.300 Mittelständler nach der Einführung der Cloud nicht zurück zu On-Premises wollen. Auch SAP hat angekündigt, seine Dienste ganz in die Cloud verlegen zu wollen. Diese Entwicklung ist global und davon wird es kaum Ausnahmen geben.
Seit dem 25. Mai 2018 ist das Datenschutzrecht maßgeblich durch die europäische Datenschutzgrundverordnung geprägt. Welche datenschutzrechtlichen Anforderungen gelten an HR-Softwares?
Matthias Trenkle: Wir sind ein deutscher Entwickler von HR-Software mit Zielkunden im deutschsprachigen Mittelstand. Damit unterliegen wir selbstverständlich der europäischen DSGVO. Im Grunde geht es dabei hauptsächlich um die EU-weite Vereinheitlichung der Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Gerade im Bereich der Personalverwaltung entstehen besonders sensible personenbezogene Daten und diese werden mit der HR-Software verarbeitet. Die DSGVO von 2016 bzw. 2018 hat klare Standards für den Umgang mit personenbezogenen Daten auf europäischer Ebene gesetzt. Die Vorgabe ist, die Persönlichkeitsrechte von Arbeitnehmern und Bewerbern zu schützen. Genau das muss die HR-Software technisch und in ihren Prozessen abbilden. Eine gute datenschutzkonforme Software im Personalbereich achtet auf die Rechte aller Beschäftigten und bewahrt den Arbeitgeber vor Rechtsverletzungen. Dies ist ein dynamischer Prozess, denn Rechtslage und Rechtsprechung sind ständigen Änderungen unterworfen.
Im Zuge der Implementierung der Softwareanwendungen lauten die Grundsätze “privacy by default” und “privacy by design”. Wie genau sind diese Mottos zu verstehen?
Matthias Trenkle: Es geht hier um zwei Grundprinzipien für den technischen Datenschutz. Insofern betreffen sie auch den Bereich der HR-Software. “Privacy by design” meint den primären technischen Datenschutz. Also bereits die Entwicklung und das Design von Software, welche der Verarbeitung personenbezogener Daten dient, hat den Grundsätzen der DSGVO zu folgen. In diesem Bereich sollen die Persönlichkeitsrechte der Nutzer schon automatisch aus der Anwendung heraus geschützt werden, ohne dass diese selbst aktiv werden müssen. Das Feld “privacy by default” betrifft die technischen Voreinstellungen im Kontext des Datenschutzes. Hier geht es darum, dass die Nutzer auch selbst über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten entscheiden können. Die Voreinstellungen eines Systems sollen laut DSGVO die Rechte der Person wahren und die Menge der persönlichen Daten minimieren. Beide Grundprinzipien werden verständlicher, wenn man sich diese Kriterien im gesamten Prozess vor Augen führt:
● Vorausschauend und proaktiv
● Datenschutz als Voreinstellung
● Datenschutz bereits in Design und Entwicklung
● Datenschutz und Sicherheit sind komplementär
● Nutzerperspektive im Mittelpunkt
● Datenschutz von Anfang bis Ende
● Sichtbarkeit und Transparenz
Worauf müssen Konzerne achten, die eine HR-Software unternehmensübergreifend nutzen möchten?
Matthias Trenkle: In dieser Frage können wir keine allgemeingültige und keine rechtsverbindliche Auskunft geben. Im Grunde ist es aber so, dass für Unternehmen mit mehreren Standorten kein “Konzernprivileg” gilt. Damit ist die Übermittlung von Beschäftigtendaten innerhalb eines Unternehmens nicht privilegiert, sondern jeder Einzelfall bedarf einer Rechtsgrundlage. Allerdings kann diese dadurch gegeben und zulässig sein, indem beim Arbeitgeber ein überwiegendes berechtigtes Interesse an der Übermittlung dieser Daten vorliegt. Es gibt zur Einführung einer HR-Software bezüglich Datenschutz und Arbeitsrecht von der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) ein ausführliches kostenloses Paper, das wir zur ersten Orientierung empfehlen können. Außerdem haben wir in unserem HRworks Blog zwei lesenswerte Gastbeiträge zum Thema Datenschutz im Personalwesen. Darin erläutern der Datenschutzexperte Martin Bastius von heyData die rechtlichen Grundlagen und der Fachanwalt Dr. Tassilo-Rouven König beleuchtet insbesondere die aktuelle Datenschutz-Situation der HR-Software im Mittelstand.
