Von Ulrich Jänicke, CEO und Mitbegründer von aconso

Die moderne Arbeitswelt befindet sich im Wandel und besonders Personalabteilungen (HR) sehen sich mit immer neuen Herausforderungen konfrontiert. Während sich die Technologie kontinuierlich weiterentwickelt, hat die Pandemie die Art und Weise, wie wir arbeiten, grundlegend verändert. Remote Work, flexible Arbeitsmodelle und die zunehmende Digitalisierung haben die Rolle von HR revolutioniert und dabei deutlich gemacht, dass traditionelle manuelle Prozesse nicht mehr den Anforderungen einer agilen und skalierbaren Unternehmensführung gerecht werden. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen ihre HR-Prozesse automatisieren und dabei besonders die Dokumentenerstellung in den Fokus rücken.

Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse

Der offensichtlichste Vorteil der automatisierten Dokumentenerstellung liegt in der enormen Zeitersparnis. Personalabteilungen müssen eine Vielzahl von Dokumenten erstellen und verwalten – von Arbeitsverträgen über Gehaltsabrechnungen bis hin zu Zeugnissen und Bescheinigungen. Traditionell werden diese Dokumente manuell erstellt, geprüft und verwaltet. Dies ist zeitaufwändig und anfällig für Fehler. Vor allem in großen Unternehmen, in denen hunderte oder tausende von Mitarbeitern betreut werden, kann dieser Prozess erhebliche personelle Ressourcen beanspruchen.

Durch den Einsatz moderner, automatisierter Systeme können HR-Abteilungen diese Prozesse erheblich beschleunigen. Softwarelösungen erstellen Dokumente auf Basis vordefinierter Vorlagen und aktualisierte Textbausteine, die bereits alle notwendigen rechtlichen und formalen Anforderungen erfüllen. Dies reduziert die Durchlaufzeiten für die Dokumentenerstellung drastisch und gibt HR-Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, die einen direkten Mehrwert für das Unternehmen bieten.

Fehlerreduktion und Qualitätssteigerung

Manuelle Prozesse sind fehleranfällig. Gerade bei der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten schleichen sich häufig kleine, aber entscheidende Fehler ein, die im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können. Dazu zählen falsche Daten, veraltete Klauseln oder fehlende Unterschriften. Der Umgang mit Dokumenten erfordert zudem eine strikte Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und arbeitsrechtlichen Vorschriften, deren Nichteinhaltung erhebliche Strafen oder juristische Probleme nach sich ziehen können.

Automatisierte Dokumentenerstellungs-Tools bieten hier Abhilfe. Sie arbeiten mit vorab geprüften Vorlagen und führen automatische Validierungen durch. Das stellt sicher, dass alle relevanten Informationen korrekt und vollständig sind und die Fehlerquote deutlich minimiert wird. Darüber hinaus wird durch die zentrale Steuerung von Vorlagen die Einhaltung des Corporate Designs sowie rechtlicher Vorschriften gewährleistet. In Branchen mit komplexen regulatorischen Anforderungen, wie etwa im Finanz- oder Gesundheitswesen, ist diese Funktion besonders wertvoll.

Effiziente Verwaltung und zentrale Steuerung von Vorlagen

Personalabteilungen müssen eine Vielzahl von Dokumenten über einen langen Zeitraum hinweg archivieren, zugänglich machen und wiederfinden. Dies stellt vor allem bei großen Unternehmen eine enorme Herausforderung dar, wenn die Prozesse nicht standardisiert und digitalisiert sind. Ohne ein zentrales System droht das Chaos: Verschiedene Versionen eines Dokuments können in Umlauf geraten, Dokumente können verloren gehen oder sind schwer auffindbar.

Mit der softwaregestützten Dokumentenverwaltung lassen sich einmal erstellte Vorlagen einfach anpassen und für verschiedene Anwendungsfälle wiederverwenden. Durch die zentrale Steuerung ist sichergestellt, dass alle Dokumente einem einheitlichen Format entsprechen und jederzeit auf dem neuesten Stand sind. Mitarbeitende können von jedem Ort und zu jeder Zeit auf die digitalen Dokumente zugreifen, was die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung erleichtert. Gerade in global agierenden Unternehmen, die über mehrere Standorte oder sogar Kontinente verteilt arbeiten, trägt diese Flexibilität wesentlich zur Effizienz bei.

Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Compliance)

HR-Abteilungen tragen eine große Verantwortung, wenn es um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und unternehmensinterner Richtlinien geht. Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und andere arbeitsbezogene Dokumente müssen rechtskonform erstellt und verwaltet werden. Dabei sind neben arbeitsrechtlichen Vorgaben auch datenschutzrechtliche Bestimmungen, die durch die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) noch strikter geworden sind, zu beachten. Die Nichtbeachtung dieser Vorschriften kann hohe Bußgelder nach sich ziehen und das Ansehen des Unternehmens schädigen.

Mit automatisierten Systemen lassen sich diese Vorgaben zuverlässig einhalten und sicherstellen, dass alle Dokumente den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und regelmäßig auf Änderungen überprüft werden. Dies reduziert das Risiko rechtlicher Probleme und spart Zeit und Ressourcen für manuelle Prüfungen. Durch die Automatisierung werden Dokumentenprozesse transparent und jederzeit nachvollziehbar.

Verbesserung der Flexibilität durch mobile Datennutzung

Durch Remote Work und hybride Arbeitsmodelle gewinnt die Flexibilität in der HR-Arbeit zunehmend an Bedeutung. Automatisierte Dokumentensysteme bieten die Möglichkeit, Dokumente ortsunabhängig und jederzeit zu erstellen, zu prüfen und zu teilen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die auf verteilte Teams setzen, international agieren oder mit externen Partnern und Dienstleistern kommunizieren.

Durch die Verfügbarkeit von Dokumenten auf mobilen Geräten können sowohl HR-Mitarbeiter als auch Führungskräfte wichtige Unterlagen jederzeit einsehen, freigeben oder anpassen. Dies verkürzt Entscheidungsprozesse und ermöglicht es Teams, schneller auf Veränderungen oder Anforderungen zu reagieren.

Digitale Signaturen als Standard

Physische Unterschriften sind in einer zunehmend digitalen Welt oft ein Hemmnis für effiziente Prozesse. Papierbasierte Dokumente müssen nicht nur ausgedruckt, sondern auch postalisch versendet und nach Unterschrift archiviert werden. Dies kostet Zeit und Ressourcen.

Automatisierte Dokumentensysteme ermöglichen es, Dokumente nicht nur digital zu erstellen, sondern auch direkt digital zu signieren. Dies spart Zeit und ist gleichzeitig sicherer und effizienter. Digitale Signaturen sind rechtlich anerkannt und bieten eine schnelle und einfache Möglichkeit, Verträge und Vereinbarungen abzuschließen. Dies bedeutet, dass HR-Abteilungen den gesamten Dokumentenerstellungsprozess digitalisieren können – von der Erzeugung über die Signatur bis hin zur Archivierung.

Mehr Zeit für das Wesentliche

Die Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen ist läng kein Nice-to-Have mehr, sondern dringend erforderlich. Unternehmen, die ihre Personalabteilungen modernisieren und auf effiziente Prozesse setzen, profitieren von erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen sowie standortunabhängigen Prozessen. Gleichzeitig reduzieren sie das Fehlerrisiko und verbessern die Compliance.

Die automatisierte Dokumentenerstellung spielt dabei eine Schlüsselrolle. Sie ermöglicht es HR-Abteilungen, sich von zeitintensiven Routineaufgaben zu befreien und sich stattdessen auf strategische Themen und auf das Wesentliche – die Mitarbeitenden – zu konzentrieren. Dies stärkt nicht nur die Produktivität der Personalabteilung, sondern trägt auch maßgeblich zum Erfolg des gesamten Unternehmens bei. aconso bietet innovative Lösungen, die HR-Teams weltweit unterstützen, den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.