Die Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung zwischen Unternehmen steht im Januar 2025 bevor – mit dem Ziel, den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen. Mit der Pflicht gehen aber auch einige Änderungen einher.

Ab 1. Januar 2025 sind im Rahmen der Einführung des Wachstumschancengesetzes Unternehmen untereinander dazu verpflichtet, eRechnungen auszustellen. Excel, Word oder PDF – Rechnungen in diesem Format sind dann nicht mehr zulässig. Die gesamte Rechnungsstellung soll digitalisiert werden. Die neue eRechnung muss dabei einem genau definierten Format entsprechen.

Fin Glowick, CRO bei WISO MeinBüro, erläutert die Einzelheiten und beleuchtet die Vorzüge und Herausforderungen.

So sieht die eRechnung aus

Die eRechnung wird elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen. Dazu muss sie der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung entsprechen, der sogenannten CEN-Norm EN 16931. Rechnungen, die mit Word oder Excel erstellt und als PDF verschickt werden, entsprechen dieser Norm nicht. Abhilfe schafft an dieser Stelle eine geeignete Rechnungssoftware. Mit dieser kann die Rechnung maschinenlesbar dargestellt und automatisiert weiterverarbeitet werden.

Die Pflichtangaben auf der Rechnung bleiben aber nach wie vor gültig – Name, Anschrift des Rechnungsstellers und -empfängers, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Art und Menge der Ware oder Dienstleistung sowie der Rechnungsbetrag samt Umsatzsteuer.

Bis Ende 2025 gibt es eine Übergangsfrist. In der Zeit dürfen auch Rechnungen, die nicht eRechnung-konform sind, ausgestellt werden. Das gilt jedoch nur, wenn der Rechnungsempfänger dem ausdrücklich zustimmt.

Die eRechnung hat viele Vorteile

Auch wenn es zunächst nach Mehraufwand klingt, so hat die eRechnung durchaus viele Vorteile.

Das Ablegen von Papierrechnungen nimmt nicht nur Platz weg, es bedeutet auch manueller Aufwand. Die Daten aus der eRechnung hingegen können einfach elektronisch in ein Buchhaltungssystem übertragen werden. Das fördert eine fehlerlose und schnelle Übertragung aller Daten und Zahlen. Das einfache und digitale Versenden und Empfangen spart kostbare Zeit und ermöglicht eine schnelle Abwicklung der Geschäfte.

Das Wegfallen von Ausdrucken schont darüber hinaus nicht nur den Geldbeutel, sondern kommt auch der Umwelt zugute.

Zuverlässige Technologien sind wichtig

Wichtig beim Erstellen elektronischer Rechnungen ist eine zuverlässige Technologie, die auch die Möglichkeit bietet, eine qualifizierte Signatur zu erstellen. Ebenso muss die Vertraulichkeit der Daten gewährleistet sein. Mittlerweile gibt es gute Softwarelösungen, etwa WISO MeinBüro. Mithilfe dieser können sowohl die klassischen PDFs, als auch gültige eRechnungen erstellt werden. Dabei unterstützen die in der Software enthaltenen eRechnungs-Formate „ZUGFeRD“ und “XRechnung”.

Nicht jedes Unternehmen ist betroffen

Stellt ein Unternehmen Kleinbetragsrechnungen mit einem Bruttobetrag von unter 250 Euro aus, ist die elektronische Rechnungsstellung nicht verpflichtend. Diese Rechnungen dürfen auch weiterhin zum Beispiel als PDF-Dokument oder im Papierformat erstellt und übermittelt werden. Ebenso sind Rechnungen an Endverbraucher nicht betroffen.

In allen anderen Fällen ist eine Anpassung des Rechnungswesens nötig. Langfristig ermöglicht die eRechnung finanzielle und materielle Einsparungen, da nicht nur Zeit und Papierkosten eingespart werden können. Auch Fehler werden vermieden.

Bildquelle Buhl