Es ist kein Geheimnis: Die meisten deutschen klein- und mittelständischen Unternehmen verarbeiten ihre Daten nach wie vor mit MS Office-Lösungen. Sie verwenden beispielsweise Excel, Access, Project oder Word. Warum?
Katrin Richter: Dass die Betriebe bevorzugt mit Office-Produkten arbeiten, hat mehrere gute Gründe: Bei Excel & Co. handelt es sich um generische, also überall einsetzbare flexible Software-Lösungen für jedermann. Damit sind die Mitarbeiter schnell, benötigen keine Programmierkenntnisse und können doch selbstständig arbeiten. Der Nachteil: Die Daten liegen bei Office-Lösungen nicht auf einem zentralen Datenbankserver.
Genau das aber wäre wünschenswert, nicht?
Katrin Richter: Ja. Deshalb hat das Software-Unternehmen Stella Systemhaus eine IT-Technologie entwickelt, die die Office-Lösungen um die fehlende zentrale Datenhaltung ergänzt. Die Firmendaten befinden sich bei G2 – so heißt die Technologie – vollständig und revisionssicher auf einem zentralen Datenbankserver. G2 fungiert als Datendrehscheibe mit dem Effekt, dass allen Anwendern konsistente, widerspruchsfreie Daten zur Verfügung stehen. Der große Vorteil: Die Mitarbeiter können ihre gewohnten Office-Lösungen weiter nutzen wie bisher.
Wie läuft das in der Praxis ab?
Katrin Richter: Die Software G2 ist in der Lage, alle vorhandenen Office-Lösungen „anzuzapfen“, die entsprechende Schnittstellen haben. Die Mitarbeiter exportieren die Daten aus G2, bearbeiten sie mit ihrer Office-Lösung und importieren sie anschließend wieder nach G2.
Wem nützt die Software?
Katrin Richter: Insbesondere Mitarbeitern im Controlling. G2 versetzt sie in die Lage, selbstständig beliebig komplexe Reports auf Basis der Firmendaten zu erstellen – ein Vorteil gegenüber Excel. Controller können Berichte mit Data-Warehouse-Funktionalität ohne Programmierkenntnisse mit ein paar Klicks zusammenstellen. Die Reports liefern zeitnah komprimierte Informationen über alle relevanten Daten im Unternehmen – gleichgültig, aus welchen Office-Datenquellen oder auch Branchenlösungen sie stammen. G2 vergleicht Planungs-, Produktions- und Vertriebsangaben mit den Unternehmensdaten aus beliebigen Vorzeiträumen und wirft Abweichungen aus, stellt Soll- und Ist-Größen einander gegenüber und gibt Maximum- und Minimum-Werte aus dem gesamten Zeitraum an.
Solche Vergleiche dürften auch die Geschäftsführung interessieren, oder?
Katrin Richter: So ist es. Speziell für die Leitung hat Stella das Leitungsinformationssystem „Lissy“ entwickelt. Die Dashboard-Anwendung ist in der Lage, die Geschäftsführung zeitnah mit komprimierten Informationen über alle relevanten Daten im Unternehmen zu versorgen. Programmierkenntnisse sind auch dafür nicht nötig. „Lissy“ macht es auch möglich, die Übersicht schnell und aktuell um neue Kennzahlen zu erweitern – damit die Leitung jederzeit über alles im Bilde ist, was im Unternehmen passiert.
Bei Office-Lösungen können alle Mitarbeiter alle Daten sehen, wenn sie wollen. Das ist eher unvorteilhaft…
Genau. Deshalb nutzt G2 ein Rollenmodell. Die Mitarbeiter im Unternehmen bekommen eine Rolle zugewiesen. Zum einen sehen sie abhängig von ihren Rollen nur die Daten in den Formularen, die für die Erledigung ihrer Arbeitsaufgaben relevant sind. Zum anderen haben sie unterschiedliche Zugriffsmöglichkeiten auf die Daten.
